Pour de nombreuses PME, la relance facture impayée est encore perçue comme une tâche administrative secondaire, voire inconfortable. En réalité, c’est un levier direct de pilotage du cycle de trésorerie.

En France, les délais de paiement inter-entreprises représentent un encours estimé à près de 15 milliards d’euros, principalement sous forme de crédit accordé par les fournisseurs à leurs clients. Autrement dit, une part significative du besoin en fonds de roulement des PME est immobilisée dans des factures en attente de règlement .

Dans ce contexte, savoir relancer efficacement ses clients n’est pas une question de fermeté ou de relationnel uniquement. C’est une compétence structurante pour :

• Réduire le DSO,
• Améliorer la prévisibilité du cash,
• Éviter que des retards de paiement ponctuels ne se transforment en tensions de trésorerie durables.

Ce guide a un objectif simple : poser un cadre clair et professionnel pour la relance client, depuis la définition d’une facture impayée jusqu’aux bonnes pratiques de relance, sans dégrader la relation commerciale.

3 points clés à retenir

• Une facture impayée est d’abord un décalage de trésorerie, pas nécessairement un litige. La majorité des retards de paiement s’expliquent par des frictions opérationnelles côté client.
• La lettre de relance impayée est un outil structurant, à la fois relationnel et juridique. Son efficacité dépend du bon timing et de l’évolution progressive du ton.
• Relancer ne suffit pas toujours : pendant les délais de paiement, les PME peuvent s’appuyer sur leurs factures clients pour sécuriser leur trésorerie sans attendre le règlement effectif.

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture est dite impayée lorsqu’elle a dépassé sa date d’échéance contractuelle sans avoir été réglée par le client, que ce soit partiellement ou totalement.

Facture impayée vs retard de paiement

Il est important de distinguer :

• Un retard de paiement ponctuel, souvent lié à un oubli, un circuit de validation interne ou un décalage de trésorerie temporaire côté client ;
• Un impayé structurel, qui peut signaler une difficulté financière plus profonde ou un désaccord commercial.

Dans les deux cas, l’impact pour la PME est le même à court terme : la trésorerie attendue n’entre pas à la date prévue, alors que les charges, elles, continuent de courir.

Pourquoi les factures impayées sont fréquentes en B2B

En pratique, les impayés ne traduisent pas toujours une mauvaise volonté :

• Délais de paiement contractuels longs (30, 45, 60 jours ou plus),
• Multiplicité des interlocuteurs chez le client (comptabilité, achats, direction),
• Priorisation des paiements en fonction des tensions de trésorerie.

C’est précisément pour cette raison que la relance client doit être structurée, progressive et traçable. Elle vise d’abord à rétablir le flux de paiement, avant toute escalade juridique.

Qu’est-ce qu’une relance client ?

La relance client désigne l’ensemble des actions mises en œuvre par une entreprise pour obtenir le paiement d’une facture arrivée à échéance, tout en préservant la relation commerciale.

Contrairement à une idée reçue, relancer n’est ni agressif ni exceptionnel. En B2B, c’est une pratique de gestion normale, attendue par les services comptables comme par les directions financières.

Une relance efficace repose sur trois principes :

• La clarté : rappeler précisément la facture concernée (numéro, montant, échéance),
• La traçabilité : conserver une preuve écrite des échanges,
• La progressivité : adapter le canal et le ton au niveau de retard.

La lettre de relance

La lettre de relance (courrier ou PDF signé envoyé par email) est le format le plus structurant.

Elle permet :

• De formaliser le retard de paiement,
• De créer une trace exploitable juridiquement,
• De poser un cadre clair sans ambiguïté.

C’est le support à privilégier dès lors que le retard dépasse quelques jours, ou lorsque les montants en jeu sont significatifs.

L’appel téléphonique

L’appel est un outil complémentaire, jamais isolé. Il est particulièrement utile pour :

• Identifier un blocage opérationnel (facture non reçue, bon de commande manquant),
• Comprendre le circuit de validation côté client,
• Obtenir un engagement de date de paiement.

Bonne pratique : toujours confirmer l’échange par écrit (email ou lettre de relance), afin de garder une trace.

L’e-mail de relance

L’email est souvent le premier point de contact :

• Rapide,
• Peu intrusif,
• Facilement industrialisable.

Il est adapté :

• Aux premiers jours de retard,
• Aux clients récurrents,
• Aux situations sans tension apparente.

En revanche, un email mal structuré ou trop vague (“je me permets de revenir vers vous…”) perd rapidement en efficacité. Il doit rester factuel et précis.

Quel est l’objectif d’une relance pour facture impayée ?

L’objectif premier est évident : être payé. Mais une relance bien menée vise en réalité plusieurs enjeux plus larges.

Rétablir la prévisibilité du cash

Une facture impayée crée de l’incertitude. La relance permet :

• De clarifier une date de règlement,
• D’anticiper un décalage,
• D’ajuster ses propres décisions de trésorerie.

Professionnaliser la relation client

Un cadre de relance clair rassure aussi le client :

• Il sait à quoi s’attendre,
• Il comprend que le suivi est structuré,
• La relation repose sur des règles, pas sur l’affect.

Éviter l’escalade tardive

Plus une situation reste floue, plus elle se dégrade :

• Accumulation de retards,
• Incompréhensions,
• Tensions commerciales inutiles.

Une relance progressive et documentée réduit fortement le risque de contentieux, tout en protégeant la trésorerie de la PME.

Les 3 étapes clés de la lettre de relance

Une lettre de relance impayé efficace ne repose pas sur un message unique, mais sur une séquence structurée.

Chaque étape correspond à un niveau de retard, avec un ton adapté et un objectif précis. L’enjeu n’est pas d’aller vite, mais d’être cohérent et prévisible.

1. Première relance : le rappel courtois

La première relance vise à réactiver le paiement sans créer de tension. Elle part du principe qu’il s’agit d’un oubli ou d’un décalage opérationnel, et cherche avant tout à rétablir le dialogue.

Quand l’envoyer ?

• Entre 3 et 7 jours après la date d’échéance
• Dès que le retard est constaté, sans attendre

Objectif

• Vérifier qu’il ne s’agit pas d’un oubli
• Réactiver le paiement sans créer de tension

Ton à adopter

• Courtois
• Factuel
• Non accusatoire

À ce stade, on part du principe que le client a l’intention de payer.

Exemple de lettre de relance – première relance

Objet : Rappel – Facture n°[XXX] arrivée à échéance

Bonjour [Nom],

Sauf erreur de notre part, la facture n°[XXX], d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date], reste à ce jour impayée.

Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Pouvez-vous nous confirmer que le règlement est en cours ou nous indiquer la date prévue de paiement ?

Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Bien cordialement,
[Nom / Fonction]

2. Deuxième relance : la relance ferme et structurée

À ce stade, le retard est avéré et nécessite un message plus explicite. L’objectif est d’obtenir une date de paiement claire, tout en montrant que le suivi est rigoureux et cadré.

Quand l’envoyer ?

• 10 à 15 jours après l’échéance
• Si la première relance est restée sans réponse ou sans effet

Objectif

• Obtenir une date de paiement ferme
• Montrer que le suivi est actif et cadré

Ton à adopter

• Plus direct
• Toujours professionnel
• Sans agressivité

On sort ici de la simple hypothèse de l’oubli.

Exemple de lettre de relance – deuxième relance

Objet : Relance – Facture n°[XXX] en retard de paiement

Bonjour [Nom],

Malgré notre précédent message, la facture n°[XXX], arrivée à échéance le [date], n’a pas encore été réglée.

Conformément à nos conditions de paiement, nous vous remercions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais ou de nous indiquer précisément la date prévue.

Sans retour de votre part, nous serons contraints de formaliser la situation.

Cordialement,
[Nom / Fonction]

3. Dernière relance : la mise en demeure

La dernière relance marque un changement de registre. Elle formalise juridiquement le défaut de paiement et prépare, si nécessaire, le passage à une procédure de recouvrement.

Quand l’envoyer ?

• Au-delà de 30 jours de retard
• En l’absence de réponse ou d’engagement clair

Objectif

• Formaliser juridiquement le défaut de paiement
• Préparer une action contentieuse si nécessaire

Ton à adopter

• Formel
• Juridique
• Sans ambiguïté

Cette étape marque un changement de registre. Elle doit être écrite avec rigueur.

Exemple de lettre de relance – dernière relance

Objet : Mise en demeure – Facture n°[XXX]

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances précédentes, la facture n°[XXX], arrivée à échéance le [date], reste impayée à ce jour pour un montant de [montant] €.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de procéder à son règlement sous un délai de [X] jours à compter de la réception de ce courrier, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce.

À défaut, nous nous réservons le droit d’engager toute procédure nécessaire au recouvrement de cette créance.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Nom / Fonction]

Le délai de prescription d’une facture

La relance facture impayée s’inscrit dans un cadre juridique précis. Passé un certain délai, une facture devient juridiquement irrécouvrable, même si la dette est fondée. D’où l’importance de ne jamais laisser une situation s’enliser sans action formelle.

Entre professionnels : 5 ans

Lorsqu’une facture est émise entre deux professionnels, le délai de prescription est de 5 ans à compter de la date d’exigibilité.

Au-delà, le débiteur peut légalement refuser de payer, même en l’absence de contestation sur le fond.

Entre un professionnel et un particulier : 2 ans

Dans le cadre d’une relation B2C, le délai est réduit à 2 ans, avec certaines exceptions selon la nature de la prestation ou du contrat.

En pratique, la prescription n’est presque jamais atteinte par accident : elle est le symptôme d’un suivi insuffisant du poste clients. Une relance structurée et documentée permet d’éviter ce risque bien en amont.

Se financer pendant les délais de paiement : les options pour PME

Même avec un processus de relance bien rodé, les délais de paiement restent une réalité structurelle du B2B. Pour les PME, l’enjeu n’est donc pas seulement d’être payées, mais de ne pas subir ces délais.

Voici quelques options clés pour maintenir votre cycle de conversion de trésorerie sain et progressif pendant que vous attendez que vos clients vous paient.

Affacturage (factoring)

L’affacturage consiste à céder tout ou partie de ses créances clients à un factor, qui avance les fonds avant l’échéance. C’est une solution structurante pour les entreprises avec un volume récurrent de factures, mais elle implique souvent une logique de portefeuille, une contractualisation lourde et une visibilité du factor auprès des clients.

• Cession d’un portefeuille de créances
• Externalisation partielle du poste clients
• Peu flexible pour les besoins ponctuels

En savoir plus sur l'affacturage

Reverse factoring

Le reverse factoring est un dispositif initié par le donneur d’ordre, qui permet de sécuriser le paiement des fournisseurs via un financeur tiers. Il est particulièrement efficace lorsque le client final est un grand compte solide, mais reste peu accessible aux PME qui ne sont pas en position de négociation dans la chaîne de valeur.

• Financement initié par le donneur d’ordre
• Intéressant lorsque le client est grand compte
• Accès limité pour de nombreuses PME

En savoir plus sur l'affacturage inversé

Financement de factures (invoice financing)

Le financement de factures permet d’obtenir une avance de trésorerie sur des factures précises, choisies par l’entreprise. Contrairement à l’affacturage classique, il offre une granularité élevée : la PME décide quelles factures financer, quand, et pour quel montant, ce qui en fait un outil de pilotage fin des délais de paiement.

• Avance sur des factures précises, choisies par l’entreprise
• Sans cession globale du portefeuille
• Adapté aux décalages de trésorerie ciblés

En savoir plus sur le financement des factures

Lignes de crédit

La ligne de crédit offre une réserve de trésorerie mobilisable à la demande, indépendamment d’une facture spécifique. Elle apporte de la souplesse à court terme, mais reste souvent décorrélée du cycle d’exploitation réel, avec des plafonds qui peuvent devenir contraignants en phase de croissance ou de tension sur le BFR.

• Souplesse d’utilisation
• Moins directement corrélées aux factures clients
• Peuvent rapidement atteindre leurs limites en phase de croissance

En savoir plus sur les lignes de crédit

Comment Defacto permet de sécuriser le cash sur les factures en attente

Dans un contexte de relance client et de délais de paiement, l’enjeu n’est pas de remplacer le règlement du client, mais de reprendre le contrôle du timing de trésorerie.

Defacto permet aux PME de :

• Financer des factures clients spécifiques, y compris en attente de règlement,
• Choisir précisément les factures à inclure (et lesquelles exclure),
• Lisser l’impact des retards de paiement sur le BFR,
• Sans déléguer la relation client ni le recouvrement.

Cette granularité est clé : vous financez les délais que vous subissez, pas l’ensemble de votre activité.

Reprendre le contrôle de sa trésorerie sans attendre le paiement

Une relance facture impayée efficace repose sur trois piliers :

• Un processus clair,
• Une progression maîtrisée du ton,
• Une vision financière globale du poste clients.

Lorsqu’elle est combinée à un financement ciblé des factures en attente, la relance ne sert plus seulement à “courir après le paiement”, mais devient un outil de pilotage du cycle de trésorerie.

Tester Defacto, c’est mesurer concrètement ce que change le fait de ne plus attendre passivement les règlements clients.

FAQ : Relance facture impayée

Quand commencer une relance facture impayée ?

Dès le premier jour de retard. Une relance rapide permet souvent de régler la situation avant qu’elle ne s’installe, sans dégrader la relation client.

Combien de relances faut-il envoyer avant une mise en demeure ?

En pratique, trois étapes suffisent : une relance courtoise, une relance ferme, puis une mise en demeure formelle si le paiement n’intervient pas.

Une lettre de relance est-elle obligatoire pour être payé ?

Non, mais elle est fortement recommandée. Elle crée une trace écrite, structure le suivi et constitue un préalable utile avant toute action juridique.

Peut-on relancer un client par email uniquement ?

Oui pour les premières relances. En revanche, dès que le retard se prolonge ou que les montants sont significatifs, un écrit plus formel est préférable.

Faut-il appliquer des pénalités de retard dès la première relance ?

Non. Les pénalités sont un levier juridique, à activer en dernier recours. Une relance efficace privilégie d’abord la clarté et le dialogue.

Une facture impayée peut-elle être financée ?

Oui, tant que la facture est valide et non contestée. Certaines solutions permettent de financer des factures en attente de règlement pour éviter les tensions de trésorerie.

Comment prioriser les factures à relancer ?

En combinant trois critères : le montant, l’ancienneté du retard et l’impact sur la trésorerie à court terme.