En France, en Allemagne, en Espagne et dans la plupart des autres pays d'Europe, le déploiement de la facturation électronique a progressé lentement et avec difficulté. Ici, en France, nous avons vu de nombreuses échéances reportées.
L'Italie, cependant, présente une histoire différente. Les mandats de facturation électronique y sont en vigueur et largement adoptés depuis plus de cinq ans, s'intégrant rapidement dans le quotidien des entreprises.
Cet article retrace brièvement l'historique de la facturation électronique en Italie. Nous examinerons ensuite de plus près les fournisseurs tiers qui aident les entreprises à gérer cette exigence.
L'objectif est de montrer aux futurs fournisseurs de services de facturation électronique en France et dans le reste de l'Europe ce qui a fonctionné en Italie, et comment ils peuvent mieux servir leurs entreprises clientes lorsque la facturation électronique deviendra la norme.
Bref historique de la facturation électronique en Italie
L'Italie est un pionnier de l'adoption de la facturation électronique au sein de l'Union européenne. La facturation électronique est devenue obligatoire en juin 2014 pour tous les fournisseurs des entités publiques, dans le cadre des transactions entre entreprises et administrations (B2G). L'objectif était d'améliorer l'efficacité et la transparence des transactions financières gouvernementales.
En janvier 2019, l'Italie a étendu cette obligation aux transactions entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C). Cette extension a exigé que toutes les factures nationales soient émises électroniquement via la plateforme gouvernementale Sistema di Interscambio (« SdI »), similaire à la Plateforme Publique de Facturation (PPF) en France.
Les principaux objectifs étaient de lutter contre l'évasion fiscale et de rationaliser les processus de déclaration fiscale.
À partir du 1er janvier 2024, le mandat de facturation électronique s'applique à presque tous les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en Italie, y compris les micro-entreprises et celles qui en étaient auparavant exemptées. Les professionnels de la santé constituent une exception en raison des préoccupations liées à la protection des données des patients.
La facturation électronique en Italie : un aperçu
- Juin 2014 : la facturation électronique devient obligatoire pour les transactions B2G.
- Janvier 2019 : la facturation électronique devient obligatoire pour les transactions B2B et B2C, avec quelques exceptions pour les petites entreprises.
- Janvier 2024 : la facturation électronique devient obligatoire pour tous les détenteurs de TVA, à l'exception notable des prestataires de soins de santé.
Les principaux PDP en Italie aujourd'hui
Contrairement à la France, où l'utilisation d'un fournisseur tiers sera obligatoire pour la facturation électronique, les entreprises italiennes peuvent soumettre elles-mêmes leurs factures au SdI. Cependant, beaucoup choisissent de faire appel à des fournisseurs tiers de services de facturation électronique (que nous appellerons « PDP »).
Au cours des cinq dernières années, plusieurs entreprises se sont distinguées en tant que fournisseurs de services de facturation électronique de premier plan :
- TeamSystem : Leader des solutions numériques de gestion d'entreprise, TeamSystem sert plus de 2 millions de clients et emploie plus de 3 700 personnes. En 2023, l'entreprise a réalisé un chiffre d'affaires de 545 millions d'euros.
- Aruba : Spécialisée dans les services cloud, Aruba propose des solutions de facturation électronique sécurisées, facilitant l'intégration avec divers systèmes ERP.
- InfoCert : En tant que plus grande autorité de certification d'Europe, InfoCert offre des services de confiance numérique, y compris des solutions de facturation électronique axées sur la conformité et la sécurité des transactions.
- Zucchetti : Zucchetti est un éditeur de logiciels de gestion qui propose des outils de facturation électronique intégrés à ses solutions ERP et qui met l'accent sur l'automatisation et l'efficacité des processus.
Pourquoi les entreprises italiennes utilisent-elles des PDP ?
Bien que les entreprises n'aient pas besoin d'utiliser un PDP pour déposer leurs factures auprès du SdI, l'utilisation d'un PDP présente des avantages significatifs :
1. Facilité d'utilisation et automatisation
Le système SdI est principalement conçu pour transmettre et valider les factures, assurer le paiement des taxes et éviter les irrégularités. Cependant, ce n'est pas une plateforme axée sur les services avec une interface conviviale.
Les PDP sont donc précieux. Les bons PDP automatisent la création, l'envoi, le suivi et l'archivage des factures, réduisant les efforts manuels. Ils offrent également des API et des intégrations avec les systèmes ERP, facilitant la liaison entre la facturation et les opérations comptables et financières.
Ce sont les mêmes plateformes SaaS à valeur ajoutée que les entreprises utilisent pour simplifier et améliorer leur travail. Elles interagissent simplement avec les autorités au nom des entreprises.
2. Conformité et réduction des erreurs
Le SdI exige que les factures respectent un format XML strict. Les erreurs entraînent le rejet des factures, avec les corrections et reformatages chronophages qui en découlent.
Les PDP valident les factures avant soumission, réduisant le risque de rejet et assurant la conformité avec les réglementations fiscales italiennes. Ils se tiennent informés des changements législatifs et mettent à jour leurs systèmes, garantissant ainsi la conformité continue.
C'est un niveau de validation supplémentaire qui permet aux entreprises de gagner du temps et d'éviter les problèmes.
3. Meilleure gestion des données et des rapports
Le SdI ne propose pas d'outils d'analyse ou de reporting avancés. Les entreprises doivent donc suivre elles-mêmes l'impact des factures sur la trésorerie, le cycle de conversion des liquidités ou le montant des paiements mensuels.
Les meilleurs PDP offrent des tableaux de bord, des informations financières et un suivi en temps réel des factures, aidant ainsi les entreprises à mieux gérer leur trésorerie. Certains s'intègrent également aux services bancaires et financiers, accélérant le traitement et le rapprochement des paiements.
Ce sont des services que de nombreuses entreprises paieraient de toute façon. La possibilité de payer leurs fournisseurs directement via ces plateformes est un avantage majeur.
4. Archivage à long terme et signatures numériques
La loi italienne exige que les factures soient archivées numériquement pendant 10 ans pour garantir leur authenticité et leur intégrité. Le SdI n'est pas un service d'archivage de factures, et les entreprises ne peuvent pas facilement consulter ses archives.
Les PDP automatisent ce processus d'archivage avec un stockage sécurisé dans le cloud. Beaucoup proposent également des services de signature numérique, assurant la conformité des factures avec les exigences légales d'authenticité.
5. Intégration aux flux de travail de l'entreprise
Plus les processus de facturation et les besoins sont complexes, plus il est difficile de se fier uniquement au SdI. La gestion de plusieurs entités, de la facturation multidevise ou des besoins spécifiques à un secteur devient rapidement complexe.
Les PDP offrent des solutions personnalisées pour des secteurs comme la vente au détail, la fabrication ou les services. De nombreux fournisseurs intègrent les systèmes de paie, de RH, d'approvisionnement et de chaîne logistique, intégrant la facturation dans un flux de travail transparent.
6. Assistance client et fiabilité
L'Agence fiscale italienne n'offre pas de support étendu pour les utilisateurs du SdI. Obtenir des réponses directement des autorités peut être long et difficile en cas de problèmes.
Les PDP, en revanche, offrent des services d'assistance, de dépannage et de support en temps réel. Ils assurent également la continuité des activités en fournissant des solutions de secours en cas de défaillance du système ou de perturbation de la connectivité SdI.
Les 88 (et potentiellement plus) PDP disponibles en France ont déjà un avantage : les clients doivent en utiliser au moins un. Mais ils peuvent s'inspirer des principes ci-dessus pour créer leurs propres produits de facturation électronique.
Comment les principaux PDP italiens se différencient-ils ?
Reprenons la liste des cinq leaders du marché et identifions les principaux facteurs de différenciation qui les ont aidés à dominer cet espace.
TeamSystem - La solution complète
TeamSystem offre une vaste gamme de solutions logicielles de gestion pour les besoins généraux des entreprises, y compris la comptabilité, la paie et la gestion de la relation client. Cette offre étendue permet aux entreprises d’intégrer la facturation électronique de manière transparente dans leurs opérations existantes.
En d’autres termes, TeamSystem répond efficacement aux besoins d’un grand nombre d’entreprises, sans nécessairement se concentrer sur une niche spécifique. Avec plus de 2 millions de clients, TeamSystem détient une part de marché d’environ 40 % dans le secteur de la facturation électronique en Italie. L’entreprise traite en moyenne plus de 480 millions de factures électroniques par an, représentant des transactions d’une valeur d’environ 1,1 billion d’euros.
Cette position dominante reflète la confiance et la préférence que les entreprises accordent à ses solutions, ainsi que l’infrastructure solide mise en place par TeamSystem.
Aruba - Un service d'informatique dématérialisée aux multiples facettes
Aruba est en fait l’une des plus grandes entreprises d’informatique en nuage d’Europe. Elle propose des services d’hébergement web, de messagerie électronique, de fibre optique et de serveurs. Mais elle dispose également d’une plateforme modulaire permettant aux entreprises de créer, d’envoyer et de stocker un nombre illimité de factures électroniques. Le système prend également en charge la gestion des devis, des factures pro forma et des bons de commande, répondant ainsi aux divers besoins des entreprises.
Ainsi, contrairement aux autres services de cette liste, Aruba s’adresse plus particulièrement aux équipes informatiques et aux personnes ayant des connaissances techniques. Il peut également être privilégié par les petites entreprises, et en particulier pour le commerce électronique, où la majorité des activités se déroulent en ligne.
La plateforme comprend des fonctionnalités telles que la gestion multi-attributaires, l’accès délégué des utilisateurs et les services web. Ces caractéristiques facilitent le traitement efficace des systèmes de facturation électronique avec plusieurs numéros de TVA et permettent d’automatiser l’envoi des factures et des messages financiers.
Le service de facturation électronique d’Aruba coûte 25 euros par an, ce qui en fait une option intéressante pour les entreprises à la recherche de solutions rentables.
InfoCert - Les experts juridiques
En tant que fournisseur de premier plan de solutions de confiance numérique, InfoCert offre une large gamme de services, y compris la gestion de l’identité, les signatures numériques et l’archivage sécurisé de documents. Cette approche holistique garantit que les clients reçoivent des solutions intégrées qui améliorent la sécurité et l’efficacité de leurs processus de facturation électronique.
La plateforme LegalInvoice d’InfoCert est conçue pour répondre aux divers besoins des entreprises, en particulier des PME.
InfoCert accorde la priorité à la sécurité des données et garantit la conformité avec les réglementations en constante évolution. Elle est utilisée et reconnue par les clients qui ont besoin de solutions de facturation électronique fiables et légales.
Au fur et à mesure que les mandats de facturation électronique sont mis en place dans de nouveaux pays, LegalInvoice s’est adaptée pour se conformer aux nouvelles réglementations, telles que celles de la Roumanie. Cette capacité d’adaptation fait d’InfoCert un partenaire polyvalent pour les entreprises opérant dans plusieurs juridictions.
Zucchetti - Le choix des grandes entreprises
Zucchetti est probablement la solution PDP la plus complète de cette liste. Elle est principalement utilisée par les grandes entreprises et s’intègre aux outils ERP, RH et de paie. Les entreprises choisissent Zucchetti lorsqu’elles ont besoin d’un système de gestion d’entreprise entièrement intégré qui va au-delà de la facturation.
Il s’agit généralement de grandes entreprises ou de groupes d’entreprises. Il s’agit également d’entreprises disposant d’une main-d’œuvre importante, de systèmes de paie complexes et d’un besoin de personnalisation significatif.
Le logiciel de facturation électronique est conçu pour s’intégrer à la fois aux systèmes de gestion de Zucchetti et à des applications tierces. Cette flexibilité permet aux entreprises d’adopter les solutions de Zucchetti sans avoir à réviser leurs systèmes existants, assurant ainsi une transition en douceur vers la facturation électronique.
Ce que les PDP françaises peuvent apprendre de ces succès italiens
En octobre 2024, le gouvernement français a annoncé qu’il ne donnerait pas suite à son projet de plateforme publique de facturation électronique (PPF). Les entreprises devront donc passer par un PDP tiers.
C’est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle pour les fournisseurs. D’une part, les entreprises n’ont pas d’autre choix que d’opter pour un PDP. D’autre part, le marché devient rapidement saturé.
La France compte déjà 86 PDP enregistrés (et deux autres en attente d’enregistrement), et l’administration fiscale française prévoit qu’une centaine de PDP pourraient être enregistrés.
Il sera difficile de se démarquer, mais nous pouvons nous inspirer de ce qui a fonctionné à l’étranger. Les entreprises leaders sur le marché italien de la facturation électronique partagent un certain nombre de facteurs clés de succès :
Conformité réglementaire stricte
Il s’agit là d’un enjeu majeur, et c’est pour cela que la plupart des entreprises s’adresseront à vous. Le fait de ne pas utiliser les bons formats ou d’interrompre les connexions avec la plateforme centrale serait extrêmement préjudiciable.
Les factures électroniques françaises seront autorisées sous trois formats :
- Facture interprofessionnelle ou “Cross Industry Invoice” (CII)
- Le langage universel des affaires ou “Universal Business Language” (UBL)
- Factur-X, une combinaison de XML structuré et de PDF
Il vous incombe non seulement de proposer l’un ou l’autre de ces formats, mais aussi de conseiller les entreprises clientes sur celui qu’elles doivent utiliser et à quel moment.
Il est tout aussi essentiel que vous vous adaptiez rapidement à l’évolution des besoins. En effet, il est presque certain que les exigences évoluent avec le temps.
Adaptabilité
Dans le prolongement du point précédent, il sera essentiel de s’adapter rapidement aux évolutions réglementaires et technologiques et de répondre aux besoins changeants du marché. Au début, il y aura forcément des problèmes et des incertitudes, et les entreprises auront besoin d’un certain temps pour se familiariser avec le nouveau système.
Il s’agit d’évoluer avec le marché et d’intégrer les changements réglementaires, mais aussi de répondre aux réactions des clients. Le travail est loin d’être terminé lorsque les nouvelles règles entreront en vigueur le 1er septembre 2026.
Un service client de qualité
La qualité du service est généralement une priorité pour toutes les entreprises. Mais comme la facturation électronique concerne toutes les entreprises, vous pouvez vous attendre à ce qu’un plus grand nombre de clients aient besoin d’aide pour résoudre un plus grand nombre de problèmes. Il ne s’agira pas seulement des comptables ou des experts en informatique auxquels vous êtes habitués.
Cela nécessite également une formation interne solide, en particulier pour les équipes en contact avec les clients. Au début, les clients seront confus et facilement agacés, et vous devrez donc prouver que vous êtes l’expert et que vous savez ce qui se passe.
Des intégrations sans heurts
Le meilleur résultat pour les clients sera de pouvoir poursuivre leurs activités sans perturbation majeure. Les PDP qui auront le plus de succès seront donc soit ceux qui offrent des solutions commerciales complètes (et qui disposent déjà d’une large base d’utilisateurs), soit ceux qui s’intègrent le mieux aux logiciels existants de l’entreprise.
Le souci du détail
Voilà un autre point qui semble évident. Mais avec jusqu’à 100 PDP en place l’année prochaine, vous devez être particulièrement attentif à la perte de clients lorsque vos systèmes ne font pas ce qu’ils sont censés faire.
Votre processus de facturation électronique doit être transparent. Les clients ne doivent pas avoir à refaire des étapes ratées ou à constater des divergences entre leur côté et celui de leur fournisseur. Et ils ne peuvent certainement pas se permettre d’avoir des données manquantes lorsqu’elles sont envoyées à l’administration.
Les leçons de l'Italie pour l'environnement français de la facturation électronique
L’expérience de l’Italie en matière de facturation électronique est riche d’enseignements pour le reste de l’Europe. Alors que des pays comme la France continuent de se débattre avec des calendriers changeants et une adoption fragmentée, l’Italie a montré ce qu’il était possible de faire avec un mandat ferme, une plateforme centralisée et un solide écosystème de fournisseurs tiers.
Aujourd’hui, un petit nombre d’acteurs clés dominent le marché italien. Ces entreprises ont agi très tôt, ont investi dans des technologies évolutives et se sont positionnées comme des partenaires stratégiques pour les entreprises qui naviguent dans des environnements fiscaux complexes.
Alors que la France et d’autres pays se préparent à une mise en œuvre plus large de la facturation électronique, le modèle italien constitue à la fois un avertissement et une feuille de route. Les prestataires qui réussiront ne seront pas seulement ceux qui cochent les cases réglementaires, mais ceux qui anticipent les besoins des clients, simplifieront l’intégration et créeront une valeur durable.
Lecture complémentaire
